仕事の効率を劇的に上げるタスク管理のコツ

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働き方改革、生産性の向上、効率化、と色々な言葉で仕事が出来るという言葉は言い換えられますが、それらに最も効果があるのはタスク管理を上手くやることだと思っています。

もし、あなたがもっと仕事を効率化したいと思っているならタスク管理を強くお勧めします。

タスク管理を適切に行うことは仕事の効率がびっくりするくらいに上がります。

なぜタスク管理なのか、タスク管理のコツを備忘も兼ねて記しておきます。

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◆タスク管理の効果

タスク管理の効果は大きく二つあります。

一つ目は心理的負担、ストレスの軽減

二つ目は今、若しくは次に何をやれば良いかという行動、アクションの具体的指針。

一つ目は、次のタスクを考えるだけで心理的負担、ストレスが生じるのを軽減するということ。

あれもやらないと、これもやらないと、まずはこれからかな・・・。

でもやっていたら次に違うタスクが降ってきた、どれをやろう??

気がつけば、ご飯も食べられず、帰るのも遅くなる、帰る時間の目処もつかず、という状況に陥ります。

そんなときはタスクをすべて書き出せば、案外やらねばならないことが少ないということもよくあります。ストレスを和らげるために、タスクは自分で頭の中で一切考えないようにするのです。

次に何をやったらいいのかも一切考えない。

今やっていることに集中する。

つまり、タスク管理は備忘的に使うリストに留まらず、次に何をやるか、いつ何をやるか、という思考を自分の頭の外に置いたものとして捉えます。これが二つ目の効果。

何をやるべきか、自分で覚えておく必要はなくなります。

タスクは自分の頭の中では管理しない、考えない、リストにあるタスクに従うと考えればよいのです。

次に何をやるか、今日何をやるか、いつご飯を食べられるのか、いつ帰れるのか、迷うことはほとんどなくなります。

◆タスクを付ける

では、どうやってタスク管理をするのか。

正直、最初は何だっていいのです、タスクを頭の外で管理さえ出来れば

①ノートや手帳に手書きする

恐らく最も多くの人がしていて、最も始めやすいのはノートや手帳、付箋に書き出すということ。とても簡単に手軽でできます。

やらないといけないことを一覧にして、すべて思いつく限り書き出します。やることが増えれば書き足します。

そして、終わったタスクは赤線をひいたりして、終わったことが分かるようにします(ここ重要)。

終わったタスクを二重線や赤線で消すという行為は仕事が進んでいるという感覚を得られることが出来るので快感になってきます。

でも、タスクを管理するのは自分で覚えない、考えない、という方がメリットはあると思います。

手書きのデメリットは、順番を並べ替え出来ない、翌日以降に持ち越すタスクの管理には向いてない。例えば、翌日に持ち越すなら毎日タスクリストをすべて書き出して更新していくような作業が必要になりますので、少し手間です。

但し、これはこれで、1日の振り返りが出来るので手書きメモでの管理も全く否定しません。

②エクセルで管理する

これもかなり多いと思います。

手書きに比べて、順番を並べ替えたり、削除したり、追加したり、というのは容易に出来ます。

リストを作成するだけなので、自己流にいろいろとカスタマイズしたり、エクセルでシンプルに作ったり、自分好みの管理表が作れます。

エクセルを常に開いておく必要はありますが、タスク始め、終わり、追加時など書き込む癖をつければ直ぐに慣れます。

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③アプリを使う

今ではエクセルではなくとも、スマホでも使えるタスク管理アプリがたくさんあります。自分が使いやすいものを選べばいいので、いくつか試してみるといいかもしれません。

(私のお勧めはまた別の機会でご紹介します!)

エクセルと違ってカスタマイズ性は限られますが、いろんな使い勝手のいい仕様が盛り込まれています。

エクセルでも、アプリでも気を付けないといけないのは、タスクを管理することは手段であって目的ではない、ということです。

あまり、タスク管理をすること自体にのめり込まないように、シンプルに手書きから始めたっていいのです。慣れてきたり、管理するタスクが膨大になってきたら、管理方法をレベルアップさせることを検討するといいと思います。

◆タスク管理をうまく行う4つのコツ

タスクリストを作成・管理するときに、もう一工夫するとより管理しやすくなります。

正直、毎日・常にタスクリストがある状況であれば、それだけで劇的に仕事の効率は上がると思うので、下記はどれも必須ではないのですが、是非ともタスク管理・仕事の効率性をもう一段あげるためにやってみてください。

①必要時間を付ける

各タスクでどれくらいの時間がかかるのかをざっくりとでも見積もっておきます。

1時間なのか、30分なのか、程度でも結構です。

どの程度の時間で終わる作業なのかがわかっていれば、計画も立てやすくなります。タスクを管理すること自体にそれほど時間をかける必要はありませんが、タスクだけでなく、そこには時間も意識して付けてみてください。

②優先順位を付ける

タスクには順番が必要で。何からやるかは予め決めておきます。

基本的には緊急度の高いものから順番にやっていくのですが、同程度のものだったら、タスクにかかる時間が短いものからやると精神的に楽です。

緊急度というのは締切が明確に設けられているて、その締切が近い順に高くなります。

緊急度以外に優先度を図る指標として意識したいのは重要度です。緊急かつ重要だと思われるタスクが自然と優先度が高くなります。

とは言え、最初から全部カバーしようとするとタスク管理に疲れてしまうので、緊急性の高いものから順にやっていくことを意識するだけでも十分。

③タスクリストに挙げるタスクの度合い

タスクには大小様々ありますが、どういう粒度までのタスクを管理するかを決めておく必要があります。

例えば、3分以上かかるタスクをリスト化するのか、10分以上かかる作業だけにするのか、といったもの。

私は電話をかける、会議を設定する、といった細か数分で出来るものもタスク管理しますが、あまり細かいのまでやると、システマチック過ぎて自分で自分を管理するのが嫌になる人もいますので程々に。

④振り返る

タスク管理に慣れてきたら、レビューをしましょう。PDCAのC、チェックです。

日次や週次で予定していタスクがどれだけ出来たのか、もっと効率的にできることは無かったか、タスク管理のやり方が正しかったか等々、振り返りをします。

毎日タスクリストを開く時でもいいし、と一日の終わり閉じる時でもいいです。

数分間だけ振り替えると進歩していむる自分に向き合えます。

私はタスク管理を始めてから本当に言葉通り劇的にせしごとのこうりつがアップし精神的にも楽になりました。

是非お試し下さい!

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